Actualmente las empresas son plenamente conscientes de la necesidad de asumir el reto de la transformación digital para implementar nuevas tecnologías en sus negocios y actividades.
La dificultad radica en escoger entre la amplia oferta existente, tanto a nivel de tecnología disponible, fabricantes, implementadores y equipos, teniendo en cuenta que una vez iniciado el camino es difícil volver atrás.
Vamos a intentar dar una serie de pautas y recomendaciones para ayudar a garantizar un resultado cuando menos satisfactorio tras la implementación de un proyecto de transformación digital.
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
Antes de iniciar un proyecto debemos tener muy claro qué es lo que queremos conseguir y qué objetivos buscamos, así como la prioridad de los mismos.
- Es vital puesto que este conocimiento condicionará todo el resto de variables a considerar.
- Estos objetivos deben ser realistas y deben poner el foco en aquello que realmente es importante y queremos solucionar o mejorar.
RECURSOS FINANCIEROS E INVERSIÓN
Se trata de ajustar la inversión respecto al beneficio que se espera obtener.
- Es importante valorar el retorno de la inversión (ROI) puesto que nos indicará la rentabilidad del proyecto y el rendimiento de la inversión realizada.
- La inversión prevista se debe ajustar a la realidad del proyecto y evitar sobrecostes o al menos minimizarlos.
- En un proyecto se deben considerar partidas realistas, lo que implica asumir costes a veces no deseados pero que garantizan la buena ejecución del proyecto.
- Recomendamos considerar siempre una partida de desviaciones pero limitada para no incurrir en los sobrecostes nombrados anteriormente.
METODOLOGÍA A SEGUIR
La metodología es muy importante y condiciona totalmente la planificación y la ejecución del proyecto. Las dos metodologías más utilizadas actualmente son:
WATERFALL (EN CASCADA)
Se trata de una metodología indicada para proyectos perfectamente definidos y delimitados, donde no esperamos modificaciones en los requerimientos ni por lo tanto, en la inversión a realizar.
Es muy difícil y requiere un amplio conocimiento de la totalidad del proyecto.
AGILE (ÁGIL)
En nuestro sector y con la experiencia acumulada en multitud de implementaciones, es la metodología que recomendamos.
Permite madurar en la definición del proyecto conforme éste va evolucionando y el cliente tiene una mayor visibilidad sobre el mismo y sobre las implicaciones prácticas en sus procesos y negocio.
No pretende ni debe ser un “cheque en blanco” y debe respetar unas directrices y unos límites establecidos de antemano, y consensuados por todas las partes implicadas.
PLANIFICACIÓN Y FASES
CONSULTORÍA Y ANÁLISIS
Es una de las fases más importantes, si no la más, aunque a menudo es la que más difícilmente asume el cliente, considerándola una inversión superflua.
- Es la fase donde se deben definir perfectamente las necesidades del cliente, y por lo tanto los requerimientos que se deberán satisfacer.
- Es muy importante saber acompañar al cliente y no imponerle soluciones en base a nuestro catálogo o a unos intereses prefijados.
- En esta fase es donde el profesional que realiza la consultoría transmite el conocimiento de la tecnología al cliente ayudándole a visualizar el proyecto y su resultado.
- Debe ser realizada por personal altamente cualificado tanto en el conocimiento del negocio del cliente como de las soluciones existentes más adecuadas para lograr los objetivos deseados.
- El consultor debe tener una visión completa de la situación y saber ofertar la solución más adecuada, indicando además los límites de la oferta que se presente.
DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS
Se deben definir los requerimientos en base a la situación del cliente y los objetivos buscados. Si la fase previa se ha realizado correctamente no debemos tener sorpresas al respecto.
» PILOTO
Se trata de un “mini proyecto” que con una inversión controlada y medida permite visualizar tanto las implicaciones como el resultado del proyecto final, pero a un coste inferior al de la implementación completa.
- Es una parte de la metodología agile ya que durante la elaboración del mismo vamos a poder acompañar al cliente en el proceso de conocimiento y descubrimiento de los resultados del proyecto una vez implementado.
- Es importante que su desarrollo e implementación sean parte del proyecto final para no incurrir en partidas duplicadas.
» DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN
Implica el desarrollo e implementación del proyecto. Si este se desarrolla con metodología agile deberán establecerse los objetivos (hitos) como puntos de referencia para analizar el trabajo realizado y los objetivos cumplidos, que a su vez nos permiten definir cómo proseguir.
»CONTROL DE CALIDAD
Partida “invisible” pero como la consultoría crítica para poder analizar los resultados obtenidos y su ajuste a la realidad y adaptación a los procesos del cliente.
TECNOLOGÍA
La oferta tecnológica existente es muy amplia, desde la analítica de datos (business intelligence y Big Data), sensórica (Internet of Things), optimizadores de procesos, soluciones de tratamiento de imágenes, sistemas de predicción e inteligencia artificial, así como posibilidades de aprendizaje automatizado (machine learning).
El director del proyecto deberá orientarnos y ayudarnos de forma objetiva y honesta, y si así se requiere deberá ser capaz de aunar soluciones y equipos multidisciplinares, si es necesario con la participación de diferentes proveedores, siempre con la integración de datos como premisa para evitar duplicidades y entradas dobles de los mismos.
La tecnología multidispositivo (para teléfonos inteligentes, tabletas u ordenadores indistintamente) y el almacenamiento de datos que permita que estén disponibles para toda la organización debería ser un requerimiento en nuestros proyectos.
EQUIPO Y PROVEEDORES
A nivel de dirección del proyecto, los profesionales con amplios conocimientos tanto en nuestros procesos y nuestro negocio, así como en las opciones disponibles son los que se van a ajustar mejor a nuestro proyecto y van a ser capaces de aportarnos un mayor valor añadido.
Aquellos proveedores que basan su proyecto en imponer sus soluciones o las que les van a dar mayores beneficios, por delante de la consecución de los objetivos del cliente, harán incurrir al cliente en malas definiciones y estructuras que a la larga le supondrán un sobrecoste.
El equipo técnico para el desarrollo y la implementación del proyecto deberá tener los conocimientos y la experiencia suficiente, pudiendo tratarse de equipos multidisciplinares, trabajando siempre bajo la supervisión del director del proyecto.
Por otro lado, el cliente debe aportar al equipo al menos una persona dedicada al proyecto con conocimientos suficientes y que haya participado desde el inicio del mismo, para coordinar y si es necesario ejecutar o dirigir los trabajos necesarios en su lado. Esta persona deberá disponer de tiempo y recursos para dedicarse a esta actividad.
